مطالعه سیستم موجود و امكان سنجى

دسته: صنایع
بازدید: 113 بار
فرمت فایل: doc
حجم فایل: 56 کیلوبایت
تعداد صفحات فایل: 70

براى آنكه تحلیلگر، اصلاحاتى را در یك سازمان انجام دهد، اولین چیزى كه باید بداند آنست كه سیستم موجود در سازمان چگونه عمل مى‏كند و چه مشكلاتى در آن وجود دارد این كار طى فاز مطالعه سیستم موجود و امكان سنجى انجام مى‏شود

قیمت فایل فقط 4,900 تومان

مطالعه سیستم موجود و امكان سنجى

مطالعه سیستم موجود و امكان سنجى

 اهداف  و موضوعات  مورد بحث

 در این فصل مراحل و چگونگى انجام فاز یكم از چرخه حیات توسعه سیستم مطرح شده و مورد بحث قرار مى‏گیرد. محورهاى اصلى این فصل عبارتند از :

  درك سیستم موجود

 بدست آوردن دید كلى از سیستم موجود و اجزاء و چگونگى انجام عملیات.

  پى بردن به مشكل

 یافتن مشكلاتى كه در سیستم موجود وجود دارد و بررسى ریشه‏هاى آن، و ارائه راه حلى كلان براى رفع این مشكلات.

  بررسى امكان پذیرى

 كنترل اینكه آیا راه‏حل ارائه شده، از ابعاد مختلف، عملى است یا خیر.

 نكات  قابل توجه براى یادگیرى

 پس از مطالعه دقیق و كامل این فصل، براى درك بهتر قسمتهاى 11-6 و 12-6 (برنامه‏ریزى و برآورد هزینه و زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید)، فصل هفتم (مطالعه و طراحى سیستم جدید) كاملاً و با دقت مطالعه شود و سپس این دو قسمت (11-6 و 12-6) مجدداً مرور و مورد مطالعه قرار گیرد زیرا درك بهتر این دو بخش نیاز به داشتن اطلاع كامل از چگونگى انجام مطالعه و طراحى سیستم دارد.

 فهرست

 1-6 - مطالعه سیستم موجود چیست ؟

 2-6 - چرا باید مطالعه انجام شود ؟

 3-6 - مراحل مطالعه ؟

 4-6 - برنامه‏ریزى

 5-6 - جمع‏آورى اطلاعات كلى در مورد محدوده تحت مطالعه

 6-6 - درك سیستم موجود و تهیه اطلاعات خلاصه‏اى در مورد سیستم موجود

 7-6 - پى‏بردن به مشكل

 8-6 - بررسى امكان پذیرى

 9-6 - تعریف دقیق مسئله

 10-6- تعیین محیط عمومى و بستره نرم‏افزارى و سخت‏افزارى

 11-6- برنامه ریزى مطالعه و طراحى سیستم جدید

 12-6- برآورد هزینه و زمان و ارزش كارائى مطالعه و طراحى سیستم جدید

 13-6- تنظیم گزارش مطالعه سیستم موجود و امكان سنجى

 14-6- تلفیق فازها

 15-6- بررسى موردى

 1-6 - مطالعه سیستم موجود چیست؟

 براى آنكه تحلیلگر، اصلاحاتى را در یك سازمان انجام دهد، اولین چیزى كه باید بداند آنست كه سیستم موجود در سازمان چگونه عمل مى‏كند و چه مشكلاتى در آن وجود دارد. این كار طى فاز مطالعه سیستم موجود و امكان سنجى انجام مى‏شود. در این فاز تحلیلگر اطلاعاتى پیرامون سیستم موجود كسب كرده و امكان پذیر بودن تغییرات را بررسى مى‏كند (شكل 1-6). این مطالعه شامل موارد زیر است :

  بررسى سیستم موجود سازمان و مستند كردن آن.

  تعیین نقاط ضعف و مشكلات سیستم موجود.

  تعیین راه‏حل‏هاى كلان (وارد جزئیات راه حل نمى‏شود) براى رفع مشكلات.

  بررسى میزان كارائى راه‏حل‏ها و تعیین ارزش سیستم جدید.

  تعیین میزان هزینه و زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید (فاز بعدى).

  تعیین دقیق اهداف و نقطه‏اى كه باید به آن برسیم (در انتهاى مطالعه و فاز بعدى) و اثبات امكان پذیر بودن اهداف.

  تعیین مشكلاتى كه در مطالعه وجود خواهد داشت و اعلام آن به سازمان، براى تصمیم مناسب. نظیر اصطكاك با كاركنان، بازآموزى و ...

  تعیین شرایط و سیستم كامپیوترى و انتخاب سخت‏افزار و محیط مناسب آن، و انتخاب سیستم عامل نرم‏افزار و نیز تعیین خط مشى و مشخصات سیستم كامپیوترى مورد نیاز.

  بررسى روشهاى مختلف انجام طرح و ابعاد آن شامل شرایط محیطى، عوامل انسانى و....

 در انتهاى این فاز، تحلیلگر گزارشى از وضعیت سیستم موجود و مشكلات آن را تنظیم و به مدیریت ارائه مى‏كند. مدیریت احتمالاً نقطه نظرات جدیدى را مطرح و یا نواقصى را در گزارش به تحلیلگر گوشزد كرده و تحلیلگر این موارد را در گزارش اصلاح مى‏كند. این روند اصلاح ممكن است چند بار تكرار شود (شكل 2-6). پس از آن، زمانى كه هیچ نقطه ابهام و اشكالى در گزارش وجود نداشته باشد، مدیریت گزارش مطالعه سیستم موجود را تایید كرده و دستور آغاز به كار فاز مطالعه و طراحى سیستم جدید را صادر مى‏كند. چنین فراروندى براى فاز مطالعه و طراحى سیستم جدید نیز تكرار مى‏شود، تا مدیریت تایید و دستور پیاده‏سازى را بدهد.

2-6 - چرا باید مطالعه انجام شود؟

 همانطور كه مشاهده مى‏شود، مطالعه سیستم موجود شامل چندین فعالیت متفاوت است، كه هر یك زمانگیر و نیاز به صرف وقت و تلاش كافى است. با توجه به اینكه در انتهاى این مرحله چیز جدیدى به سیستم موجود اضافه نخواهد شد و تنها یك بررسى است، به عبارت دیگر محصول جدید و ملموسى ندارد، مدیران و برخى از تحلیلگران نمى‏توانند وجود آنرا تحمل كنند. وقتى مى‏خواهید یك زمین بایر را به یك باغ تبدیل كنید، باید ابتدا آنرا شخم بزنید، سنگهاى آن را خارج كنید و مدتى را صرف آماده كردن آن كنید. اما اغلب افراد علاقه دارند سریعتر درخت‏ها را بكارند. اگر شرایط آماده نشده باشد، درختهاى كاشته شده پس از مدتى از بین خواهند رفت. مطالعه سیستم موجود مانند آماده كردن زمین براى كاشت است. تحلیلگرانى كه مطالعه سیستم موجود را به دلایلى چون كم اهمیت شمردن آن، تنبلى، فشار مدیریت و ... بسیار سریع و ناقص انجام مى‏دهند و یا بعضا، اصلاً آنرا انجام نمى‏دهند و به یك گشت یكى دو ساعته در سازمان اكتفا مى‏كنند، در طراحى و پیاده سازى سیستم دچار شكست مى‏شوند. این شكست هم متوجه تحلیلگر، و هم متوجه سازمان خواهد بود و هر دو از این موضوع زیان خواهند دید. همانطور كه در ایجاد یك باغ، آماده كردن زمین، زمان و هزینه‏اى كمتر از كاشتن درختان را طلب نمى‏كند (اگر بیشتر نكند)، مطالعه سیستم موجود نیز در مقایسه با طراحى و پیاده سازى سیستم جدید، زمان و هزینه قابل‏توجهى را مصرف مى‏كند(شكل3-6). این

 نسبت در سیستمهاى مختلف، متفاوت است.

 مطالعه سیستم موجود، اثرات متعددى را در توسعه سیستم مى‏گذارد (شكل 4-6). نقص یا عدم انجام مطالعه سیستم موجود باعث ایجاد مشكلات زیر مى‏شود :

 1- عدم پشتیبانى كامل و لازم مدیریت در زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید و پیاده‏سازى. زیرا مدیریت، از جوانب و ابعاد مشكل آگاه نشده است. معمولاً قبل از مطالعه سیستم موجود، مدیریت تنها بخش كوچكى از مشكلات سازمان را شناسائى كرده است، بنابراین اهمیت كمترى براى اصلاح و توسعه سیستم قائل خواهد شد.

 2- عدم تصریح و تشریح مسئله و اهداف مورد نظر و اشتباه گرفتن اهداف.

 3- خوشبینى بیش از حد.

 4- انتخاب شرایط و سخت‏افزار نامناسب و سیستم كامپیوترى نامناسب. نكته قابل توجه آنست كه درموارد متعدد، سخت‏افزار و نرم‏افزار با برآوردى سریع و بدون در نظر گرفتن شرایط مسئله و محیط سیستم انتخاب مى‏شوند. این موضوع منجر به غیرقابل استفاده شدن یا تحمل ضرر تغییرات مجدد مى‏شود.

 5- شكست خوردن و عملى نشدن طرح. این موضوع مى‏تواند ناشى از دو علت باشد. اول آنكه شرایط اجراى طرح درست محاسبه نشده، و دوم آنكه طرح اصلاً امكان پذیر نباشد.

 6- خطاى تخمینها و پیش‏بینى‏ها در هزینه، زمان، فعالیتها، همكاریها و ....

 7- مقاومت كاركنان در مقابل تغییرات. شناسائى سیستم موجود و مشكلات آن، به كاركنان سازمان نیز اهمیت و لزوم اصلاحات را نشان خواهد داد و همكارى آنان را در اصلاح سیستم جلب خواهد كرد.

 8- اصطكاك سیستم با عوامل محیطى. وقتى در هنگام طراحى و ساختن یك اتومبیل، شرایطى را كه قرار است آن اتومبیل در آن فعالیت كند درست نشناخته باشید، اتومبیل طراحى شده در آن محیط قابل استفاده نخواهد بود. مثلاً اگر قرار است اتومبیل در جاده‏هاى كوهستانى حركت كند (و شما این موضوع را ندانید) ممكن است اتومبیلى با محور و كف (شاسى) كوتاه طراحى كنید. این اتومبیل در اولین دست‏اندازهاى جاده متوقف، و بر روى دست‏اندازها معلق خواهد ماند!.

 9- عدم امكان انجام ارزیابى سیستم پس از اتمام كار. وقتى ندانیم سیستم قبلى چه وضعیتى داشته و دچار چه مشكلاتى بوده است، نمى‏توانیم تشخیص دهیم كه سیستم جدید چقدر نسبت به سیستم قبلى بهتر است.

 10- دیده نشدن تمام جوانب مشكل و اصلاح یك‏بعدى سیستم. مشكل ممكن است ابعاد مختلفى داشته باشد و ما تنها یك بعد آن را مشاهده، و بر اثر مشاهده همان یك بعد، به اصلاح سیستم مبادرت كرده باشیم. مطالعه سیستم موجود، ابعاد دیگر مشكل را نیز بر ما مشخص مى‏كند.

 11- اصلاح دید مدیریت. تجزیه و تحلیل سیستم یك موضوع قالب بندى شده و مشخص نیست. احتمال اینكه دید مدیریت از مطالعه طراحى سیستم، چیزى باشد و دید تحلیلگر خبره چیز دیگر بسیار زیاد است. این یعنى، تحلیلگر روى سیستم كار مى‏كند، ولى وقتى گزارش نهائى سیستم جدید به مدیریت ارائه مى‏شود، مدیریت اصولاً با آن مخالفت مى‏كند، زیرا دید وى با دیدگاه تحلیلگر یكى نبوده است. مطالعه سیستم به ما این اجازه را مى‏دهد، تا آنچه را كه براى خودمان درست تلقى مى‏كنیم براى مدیریت مطرح كرده، و اولاً به او جوانب مسئله را نشان دهیم، او را از جزئیات و مسائلى كه معمولاً مدیران به آنها توجه نمى‏كنند، با خبر كنیم، صورت مسئله را به شكل منظم، مدون و طبقه‏بندى شده درآوریم، و نكات ابهام را برطرف كنیم. ثانیاً تایید مدیریت را براى انجام مطالعه و جزئیات و اهداف مطالعه بگیریم. و ثالثاً از دیدگاههاى مدیریت مطلع شویم و دیدگاههاى خود را اصلاح كنیم.

 3-6 - مراحل مطالعه

 مطالعه سیستم موجود طى مراحل زیر انجام مى‏شود :

 1- تهیه برنامه زمانى.

 2- جمع‏آورى اطلاعات در مورد محدوده تحت مطالعه.

 3- درك و مستندسازى سیستم موجود.

 4- ارائه مستندات سیستم موجود به مدیریت و گرفتن تایید یا اصلاحیه مدیریت.

 5- پى‏بردن به مشكل و ریشه‏هاى آن و تعیین راه‏حل‏هاى كلان رفع مشكل.

 6- ارائه موارد مشكل به مدیریت و گرفتن تایید یا اصلاحیه مدیریت.

 7- بررسى امكان پذیرى.

 8- تعریف دقیق مسئله، خواسته‏هاى سیستم و چهارچوب سیستم جدید.

 9- تعیین محیط عمومى و بستره سخت‏افزارى و نرم‏افزارى سیستم كامپیوترى.

 10- برنامه‏ریزى و تعیین سازماندهى مطالعه و طراحى سیستم جدید.

 11- برآورد هزینه و زمان و تعیین میزان كارائى و ارزش سیستم جدید.

 12- تنظیم گزارش نهائى مطالعه سیستم موجود.

 13- ارائه گزارش نهائى مطالعه سیستم موجود به مدیریت و احیاناً ارائه توضیحات شفاهى.

 همانطور كه مشاهده مى‏شود، علاوه بر آنكه در انتهاى پروژه، گزارش سیستم موجود به مدیریت ارائه مى‏شود، در میانه انجام پروژه نیز طى دو مرحله، ابتدا وضعیت سیستم موجود به مدیریت ارائه شده و از وى خواسته مى‏شود نظرات خود را به تحلیلگر اعلام كند، تا چنانچه تحلیلگر احیاناً نكاتى رإ؛َّؤؤ  در سیستم موجود در نظر نگرفته و یا اشتباه برداشت كرده، قبل از انجام هر فعالیت دیگر، این موارد را اصلاح كند. همچنین پس از تعیین مشكل نیز موارد مشكل را با مدیریت در میان گذاشته، و نظرات وى را جویا مى‏شود. به عبارت دیگر گزارش مطالعه سیستم موجود، در سه مرحله به مدیریت ارائه و تایید وى براى هر مرحله اخذ مى‏شود.

 در هر یك از موارد، درك سیستم موجود و یا پى‏بردن به مشكل و یا بررسى امكان پذیرى، احتمال بازگشت به عقب وجود دارد، و گاه لازم مى‏شود تا مرحله قبلى در مواردى تكرار شود.

 در تمام مراحل انجام پروژه، باید مدیریت و كاركنان به عنوان یكى از اعضاء همیشگى تیم محسوب شوند. جلب همكارى مدیران و كاركنان بر عهده تحلیلگر است. پروژه باید توسط همه انجام شود. تحلیلگر باید از كمك افراد سازمان در مطالعه سود ببرد و در موارد مختلف از جمع‏آورى اطلاعات گرفته تا تعیین محیط عمومى سخت‏افزار و نرم‏افزار، آنها را در انجام فعالیتها دخالت دهد. همچنین در تمام مراحل كار، ارزش و اهمیت فعالیتى را كه در حال انجام است (تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم) براى تمام افراد، به روشهاى گوناگون و مناسب تشریح شود. در تمام طول پروژه، افراد سازمان باید در جریان مراحل انجام كار و وضعیت جارى كار مطالعه سیستم قرار داشته باشند. تحلیلگر همچنین مى‏تواند در صورت لزوم ستادى را در سازمان تشكیل دهد، كه وظیفه هدایت و سازماندهى و نظارت بر فعالیت تجزیه و تحلیل سیستم را بر عهده داشته باشند. مدیران ارشد سازمان، چند كارمند با تجربه و مطلع و خود تحلیلگر از اعضاء این ستاد هستند. این ستاد به تحلیلگر در رفع مشكلات كمك مى‏كند و مهمتر آنكه سازمان را در همكارى در كار تجزیه و تحلیل برمى‏انگیزد. شكل 5-6 چگونگى انجام مراحل مطالعه سیستم موجود را نشان مى‏دهد.

 4-6- برنامه‏ریزى

 اولین گام در انجام هر فعالیت، برنامه‏ریزى براى آن است. وقتى مى‏خواهید در تعطیلات به مسافرت بروید، براى مسافرت خود برنامه‏ریزى مى‏كنید. چه روزى حركت كنید؟ چه روزى برگردید؟ با چه وسیله‏اى بروید؟ در كجا اقامت كنید؟ و سئوالات متعدد دیگر باید پاسخ داده شوند تا "برنامه" سفر شما مشخص شود.

 مطالعه سیستم موجود نیز از این امر مستثنى نیست. با توجه به پیچیده بودن و تعدد كارهائى كه باید در این فاز انجام شود، برنامه‏ریزى اهمیت زیادى پیدا مى‏كند.

 اولین چیزى كه باید در برنامه‏ریزى مشخص شود، راهكار اختصاصى توسعه سیستم است (مطالب فصل 4-3 را به یاد بیاورید). با توجه به سیستم مورد نظر و شرایط محیطى آن، باید چرخه حیات، متدولوژى و مدل مناسب براى توسعه سیستم انتخاب شود و این عوامل سه‏گانه را به نحوى تغییر داد و  تنظیم نمود، تا با شرایط مسئله تطابق كامل پیدا كند. رئوس و محور راهكار اختصاصى توسعه سیستم، كه طى تجزیه و تحلیل این سیستم مورد استفاده قرار مى‏گیرد، باید مكتوب و مستند شود تا اولاً خود تحلیلگر فراموش نكند كه جزئیات راهكار مورد استفاده چیست، و ثانیاً افرادى كه با تحلیلگر همكارى مى‏كنند و یا افرادى كه قرار است كار یك تحلیلگر را ادامه دهند، از راهكار مورد استفاده باخبر شوند.

 سپس تحلیلگر باید استاندارد كارى تیم تجزیه و تحلیل را مشخص كند. این استاندارد شامل تمام مواردى مى‏شود كه به نحوى با فعالیت مطالعه سیستم موجود و مطالعه و طراحى سیستم جدید سروكار دارند. از جمله:

  نرم‏افزار ویراستار مورد استفاده براى نگارش گزارش‏ها.

  قالب گزارش‏هاى افراد تیم.

  طریقه تنظیم و ارائه گزارش‏هاى افراد تیم.

  زمان و تعدد ارائه گزارش‏هاى افراد تیم.

  قالب فیزیكى مستندات سیستم، از اندازه صفحه گرفته تا نوع قلم و چگونگى صفحه بندى.

  قالب منطقى مستندات از طریقه طبقه بندى و فصل بندى گرفته تا چگونگى تنظیم صفحه عنوان و فهرست.

  مكانیزم كد گذارى. شامل مكانیزم كدگذارى مستندات. مكانیزم شماره‏گذارى صفحات مستندات. مكانیزم كد گذارى بخشهاى مختلف سازمان و....

  نمودارهاى مورد استفاده.

  سیستمهاى Case مورد استفاده.

  ....

 در حالت كلى، براى تمام موارد لازم باید استاندارد مشخصى وضع شود. این استاندارد به عنوان یك قرارداد، در بین تمام اعضاء تیم تجزیه و تحلیل مورد استفاده قرار مى‏گیرد. متن موارد استاندارد باید در مستندات جداگانه مكتوب شود، و در هنگام توسعه سیستم و پس از آن (در زمان نگهدارى سیستم)، در اختیار تمام افرادى كه به نحوى با توسعه و یا نگهدارى سیستم در ارتباط هستند قرار گیرد. در طى انجام پروژه ممكن است بر حسب نیاز، مواردى به استاندارد اضافه شود، كه این تغییرات نیز باید در مستندات استاندارد ثبت شود (شكل 6-6).

 نكته قابل توجه آنست كه راهكار و استاندارد وضع شده در ابتداى فاز مطالعه سیستم موجود، در تمام پروژه و فازهاى بعد هم معتبر و قابل استفاده خواهد بود. به عبارت دیگر راهكارها و استاندارد براى تمام پروژه وضع مى‏شود، نه براى یك فاز.

 یك تحلیلگر خبره و با تجربه، بهتر است تا مجموعه‏اى از استانداردهاى مورد نیاز در انجام

  پروژه‏هاى تجزیه و تحلیل را براى خود گردآورى، و در تمام پروژه‏ها از آن استفاده كند. بدین ترتیب در ابتداى هر پروژه، وقت كمترى صرف تعیین استانداردها خواهد شد.

 پس از مشخص شدن راهكار و استاندارد، باید مراحل انجام مطالعه سیستم موجود مشخص شود و تقدم و تاخر زمانى و مدت انجام هر یك از كارها و شخص انجام دهنده كارها تعیین، و در یك جدول زمانى تدوین شود. این كار باید در سطحى از كارها، ریز و وارد جزئیات شود كه هر كار خاص را بتوان توسط یك نفر، در مدت زمانى كوتاه انجام داد. سپس بااستفاده از اطلاعات جدول زمانى، نمودار مسیر بحرانى - CPM پروژه رسم شود. با توجه به اینكه این موضوع در بخش چهارم كتاب مختصراً مورد بحث قرار گرفته است، از توضیح بیشتر این فعالیت خوددارى مى‏كنیم (شكل 6-6).

 در برنامه‏ریزى باید به دو مرحله میانى، كه گزارش به مدیریت ارائه و نظرات و تایید مدیریت كسب مى‏شود توجه شود. چه ممكن است مدیریت در مدت زمان پیش‏بینى شده، پاسخ خود را اعلام نكند (با توجه به عادت تاخیر اغلب مدیران !). همچنین ممكن است نظرات مدیران اصلاحى باشد و لازم باشد تا برخى از كارهاى انجام شده، دوباره انجام و بررسى شود.

 در انتهاى كار برنامه‏ریزى، مستندات برنامه سیستم، تدوین و در اختیار كلیه اعضاء تیم و مدیریت قرار مى‏گیرد. همچنین بهتر است نمودار مسیر بحرانى پروژه - CPM در محلى در سازمان (دفتر تیم تجزیه و تحلیل یا دفتر مدیریت، یا حتى محلى عمومى، كه توسط همه افراد سازمان قابل مشاهده باشد) نصب گردد و انجام كار بر روى آن، از طریق قراردادن علامت یا پرچم بر روى آن مشخص شود.این موضوع علاوه بر یادآورى مراحل كار به اعضاء تیم تجزیه و تحلیل، دو مزیت دیگر نیز دارد. اول آنكه باعث افزایش روحیه افراد سازمان و جلب همكارى آنان در انجام پروژه مى‏شود. و دوم آنكه به افراد و واحدهاى سازمان كه باید كارى را براى انجام پروژه انجام دهند (از كارهاى خدماتى گرفته تا در اختیار گذاشتن وسائل نقلیه و یا آماده كردن یك مجموعه اطلاعات)، گوشزد مى‏كند كه ادامه كار به انجام به موقع كار آنان بستگى دارد.

 در طول انجام پروژه، مدیر تیم تجزیه و تحلیل باید اجراى به موقع كارها را كنترل كند، و در صورت عقب افتادن از برنامه، اقدامات لازم را انجام دهد. تحلیلگران باید كلیه فعالیتهاى خود را طى گزارشات ادوارى (روزانه یا حداكثر هفتگى) و همچنین گزارش‏هاى موردى و در موارد خاص تنظیم، و به مدیر تیم تجزیه و تحلیل ارائه كنند. روشهاى كنترل پروژه نیز در بخش چهارم كتاب مورد بحث قرار خواهد گرفت.

 5-6 - جمع‏آورى اطلاعات كلى در مورد محدوده تحت مطالعه

 طولانى ترین و اصلى‏ترین فعالیت مطالعه سیستم موجود، جمع‏آورى اطلاعات است.

 1-5-6- چه چیزهائى باید جمع‏آورى شود ؟

 در جمع‏آورى اطلاعات از سازمان باید به دنبال موارد زیر باشیم :

 [PCC90][WBB90][ج‏ه‏م76]

 الف- اطلاعاتى راجع به سازمان

 اهداف سازمان چیست؟ سازمان چه ساختارى دارد؟ خصوصیات و وظایف واحدها چیست؟ خط مشى‏هاى سازمان چیست؟ سیاست‏ها و اهداف دراز مدت(پایه‏اى)، كوتاه‏مدت(عمومى) و روزمره(موضعى) سازمان چیست؟

 ب- اطلاعاتى راجع به مشاغل و كاركنان

 قدرت، توانائى‏ها و مسئولیت هر یك از كاركنان در چه سطحى باید باشد؟ روابط بین كاركنان چگونه برقرار مى‏شود؟ شرح وظایف هر یك از كاركنان چیست؟ نیازهاى اطلاعاتى هر یك از كاركنان چیست؟

 ج- اطلاعات راجع به كار و عملیات

 چه‏كارهائى انجام مى‏شود؟ بوسیله چه كسى؟ چه‏وقت؟ چگونه؟ از كجا شروع مى‏شود؟ طبق چه برنامه‏اى انجام مى‏شود؟ چرا انجام مى‏شود؟ چقدر زمان لازم دارد؟ حجم آن چقدر است؟ معیارهاى كارائى و كیفیت كار چیست؟ چه مكانیزم‏هاى كنترلى وجود دارد تا از دقت و صحت كار اطمینان پیدا كنیم؟

 د- بدست آوردن ایده‏هاى كارمندان با تجربه در مورد سیستم.

 ه- اطلاعاتى راجع به محیط كار

 موقعیت فیزیكى محل كار چگونه است؟ رفت و آمد افراد در محیط كار چگونه و در چه مسیرهائى انجام مى‏شود؟

 و- منابع موجود

 چه منابعى وجود دارد؟ از كجا تامین مى‏شود؟ میزان آن چقدر است؟ چگونه مى‏توان از آنها استفاده نمود؟

 ز- خدمات و سرویسها

 چه خدمات و سرویسهائى توسط سازمان ارائه مى‏شود؟ به چه كسانى ارائه مى‏شود؟ چگونه ارائه مى‏شود؟

 ح- بازدهى كارها.

 ط- كنترل و امنیت

 چه مكانیزم‏هاى كنترلى وجود دارد؟ چه نقاط ضعفى در امنیت سیستم وجود دارد؟

 ى- ورودیهاى سیستم

 ورودیها كى، چگونه و به چه شكلى مى‏رسند؟ ورودیها از كجا و بوسیله چه كسى مى‏رسند؟ آیا ورودیها به همان صورت كه هستند به كار برده مى‏شوند یا پردازشى روى آنها صورت مى‏گیرد؟ نسخه‏هاى مختلف فرم‏ها چگونه استفاده و بایگانى مى‏شود؟ چه كنترلهائى براى اطمینان از صحت و دقت ورودیها وجود دارد؟

 یا- خروجیهاى سیستم

 چه اطلاعاتى خارج مى‏شوند و مقصد آنها كجاست؟ هر نسخه از فرم‏ها به كجا ارسال مى‏شود و به چه منظورى؟ خروجیها چگونه تكثیر، مرتب و بایگانى مى‏شوند؟ معمولاً چه نوع اشتباهات یا اشكالاتى برگشت داده مى‏شود و چگونه در مورد تصحیح آنها اقدام مى‏شود؟ چه كنترلهائى براى اطمینان از صحت خروجیها وجود دارد؟

 یب- در مورد كامپیوتر و دستگاههاى جانبى

 مشخصات كامپیوتر و دستگاههاى جانبى،كاربردها و موارد استفاده، حجم كار، زمان و مدت انجام كار، قابلیت‏ها و توانائى سیستم كامپیوترى چیست؟ چه میزان از وقت و توانائى تجهیزات و برنامه‏نویسان استفاده مى‏شود؟ چه كنترلهائى جهت اطمینان از عملكرد صحیح سیستم كامپیوترى وجود دارد؟

 یج- سابقه و تاریخچه سیستم

 سیر تكاملى و تغییراتى كه در سازمان و اهداف آن رخ داده است چیست؟

 ید- روش‏هاى بایگانى

 كجا بایگانى مى‏شوند؟ چگونه بایگانى مدیریت مى‏شود؟ مكانیزم دسترسى و طبقه‏بندى اطلاعات در بایگانى چیست؟

 یه- قوانین و مقررات

 چه قوانین و مقرراتى در حیطه فعالیت سازمان وجود دارد؟

 2-5-6- جمع‏آورى اطلاعات چگونه انجام مى‏شود؟

 تحلیلگر از روشهاى زیر براى جمع‏آورى اطلاعات استفاده مى‏كند (شكل7-6) :

 1- مطالعه رویه‏هاى مكتوب سازمان

 2- مصاحبه با مدیران، كاركنان، مشتریان

 3- تكمیل پرسشنامه توسط افراد

 4- مشاهده

 5- مشاوره

 توجه شود كه در جمع‏آورى اطلاعات از طریق پرسشنامه و بعضاً مصاحبه، باید از روشهاى آمارى براى نمونه‏گیرى، جمع‏آورى اطلاعات و استخراج نتایج استفاده كرد. مسائل مطرح در علم آمار و احتمالات، از جمله تعیین داده‏هاى قابل جمع‏آورى، تعیین جامعه مورد مطالعه (جامعه آمارى )، انتخاب نمونه‏ها، تعداد نمونه‏ها و ...، در این میان باید مورد توجه قرار گیرند. توضیح بیشتر این موارد به كتب آمار و احتمالات واگذار مى‏شود و تحلیلگر باید در این زمینه دانش لازم را داشته باشد.

 برخورد تحلیلگر با سازمان، در جمع‏آورى اطلاعات باید داراى ابعاد زیر باشد :

 1- رسمى باشد. در برخورد با واحدها، مدیریت و سازمان كاملاً رسمى باشد.

 2- قانونى باشد. تحلیلگر هیچ كار غیر قانونى و خارج از مقررات و ضوابط موجود در سازمان را نباید انجام دهد.

 3- غیر رسمى. در برخورد با افراد غیر رسمى، دوستانه ولى در محدوده كاملاً حساب شده و قابل كنترل باشد.

 4- سیاستمدارانه. در هر لحظه و هر مورد بداند كه چه واكنشى از خود نشان دهد و چه

 مَنِشى داشته باشد. برخوردها و رفتارها حساب شده و بر طبق شرایط موجود و محیط انجام شود.

 3-5-6- مطالعه رویه‏هاى مكتوب سازمان

 كلیه مستندات مربوط به سیستم و سازمان باید مطالعه شوند. از جمله :

  مطالعه جنبه‏هاى تاریخى سازمان.

  احتمالاً بررسى اسناد و مدارك قدیمى.

  خط مشى‏هاى جارى سازمان.

  جنبه‏هاى اجتماعى - اقتصادى فعالیت سازمان.

  مطالعه قوانین مربوط به فعالیت سازمان.

  مطالعه آئین‏نامه‏هاى مربوط به فعالیت سازمان.

  مطالعه بودجه سازمان (پیشنهادها، مصوبه‏ها و تخصیص‏هاى بودجه).

  مطالعه پرونده‏ها، نوشته‏ها و مراسلاتى كه با موضوع مرتبط هستند.

  مطالعه چارت سازمانى.

  مطالعه شرح وظایف.

  مطالعه فرم‏ها و گزارش‏ها.

  مطالعه نمودارهاى موجود.

  مطالعه سایر مطالعات و تجزیه و تحلیل‏هاى مشابه در سازمان.

  مطالعه سایر سازمانهاى مشابه و سیستمهاى مشابه.

  مطالعه رویه‏ها و دستورالعمل‏هاى انجام كار.

  مطالعه رویه‏هاى دیگر سیستم.

  مطالعه آمارها.

  مطالعه مستندات سیستمهاى كامپیوترى موجود.

  مطالعه دیكشنرى داده‏ها.

  ...

 4-5-6- مصاحبه

 در صورتى كه با مطالعه رویه‏هاى مكتوب، نتوان به كلیه اطلاعات مورد نیاز دست یافت، باید با مراجعه به اشخاص و انجام مصاحبه این اطلاعات را جمع‏آورى نمود.

 مراحل مصاحبه

 مصاحبه باید طى مراحل زیر انجام شود :

  شناسائى منابع اطلاعاتى و افرادى كه باید مصاحبه شوند.

  توجیه شخص مصاحبه شونده از اهداف مصاحبه و گذاشتن قرار مصاحبه.

  آماده كردن متن سئوالات مصاحبه.

  تعیین طریقه هدایت مصاحبه، براى رسیدن به اهداف و اطلاعات مورد نظر.

  احتمالاً دادن سئوالات مصاحبه به شخص مصاحبه شونده، مدتى قبل از جلسه.

  برگزارى جلسه در محیطى آرام و حتى‏الامكان دور از محل كار:

  توضیح مسئله براى مصاحبه شونده و اینكه چه انتظارى از وى داریم.

  انجام سوالات توسط تحلیلگر و شنیدن پاسخهاى مصاحبه شونده.

  در نهایت جمع بندى مطالب توسط تحلیلگر و تایید مصاحبه شونده.

  پس از جلسه، یادداشت بردارى و تنظیم گزارش مصاحبه توسط تحلیلگر.

 خصوصیات مصاحبه

  مصاحبه باید از بالا به پائین باشد، یعنى اول باید با مدیران بالاتر مصاحبه كند و بعد با كارمندان زیر دست آنها و احتمالاً پس از اتمام مصاحبه با افراد سطوح پائین، مجدداً مصاحبه با مدیران سازمان انجام شود.

  تنها به مصاحبه با افراد سطح بالا اكتفا نكنید. افرادى نظیر منشى‏ها یا كارمندان جزء، گاهى اوقات اطلاعات ذیقیمتى در اختیار شما قرار مى‏دهند.

  انتخاب افراد براى مصاحبه، از بین كل كارمندان (چه كسانى مصاحبه شوند) با دقت انجام شود. اینكار باید با توجه به هدف و نه به صورت تصادفى انجام شود.

  مصاحبه تلف كننده وقت تحلیلگر است و در حداقل تعداد و حداقل موارد باید انجام شود.

  زمان و مكان مصاحبه باید هم براى خود تحلیلگر و هم براى مصاحبه شونده مناسب باشد.

  سعى در انجام مصاحبه در جوى غیر رسمى داشته باشید.

  رفتار، خودمانى ولى در عین حال حرفه‏اى باشد.

  مهمترین نكته در مصاحبه، جلب موافقت كارمندان است. یعنى رفتار به گونه‏اى باشد كه اطمینان كارمند جلب شود.

  كنترل جلسه نباید از دست تحلیلگر خارج شود. تحلیلگر كنترل كننده جلسه است، نه مصاحبه شونده.

  گاهى اوقات باید اجازه دهید مصاحبه برعكس شود، یعنى او سئوال بكند و شما جواب دهید. این موضوع بیشتر در ابتداى جلسه و در هنگام توجیه عمومى مصاحبه شونده نسبت به مسئله و اهداف كار است. اما باید مراقب باشید كه كنترل از دست شما خارج نشود.

  حتى الامكان مصاحبه شونده را در پاسخ آزاد بگذارید.

  مصاحبه و سئوالات بصورت كلیشه‏اى نباشد. در سئوال كردن انعطاف پذیر باشید. حتى اگر متن سئوالات از قبل به شخص داده شده است، اهمیت سئوالات فى‏البداهه از بین نمى‏رود.

  از اصطلاحات محلى آن سازمان در مصاحبه استفاده كنید. از بكار بردن واژه‏هاى نامانوس و غیر مصطلح در سازمان بپرهیزید.

  سخنرانى نكنید.

  از یادداشت پرهیز كنید. ضبط نكنید. بعد از مصاحبه در خارج از محل مى‏توانید یادداشت كنید. مگر یادداشت‏هاى كوتاه، آن هم به مقدار كم. ضبط و یادداشت باعث مى‏شود مصاحبه شونده راحت با سوالات برخورد نكند، و آنچه مى‏خواهد نگوید. همچنین بسیارى از خطاهاى درك، در هنگام یادداشت بردارى پیش مى‏آید.

  كار دیگرى انجام ندهید. گوش دادن به حد كافى سخت هست.

  در هنگام مصاحبه ذهن خود را فراتر از موضوع جزئى صحبت نگه دارید، و مواظب باشید تا در جزئیات موضوع غرق نشوید و كلیات را فراموش نكنید. فكر مصاحبه كننده باید باز باشد و از بالا به مسئله نگاه كند. به مسائل مهم بیشتر توجه كنید، تا مسائل پیش و پا افتاده. همچنین در مباحث مختلف و جزئى و پراكنده مراقب باشید كه گیج نشوید.

  از قبل فكر خود را براى خوب گوش دادن تمرین دهید.

  در هنگام گوش دادن، به ایده‏هائى كه ممكن است از مصاحبه شونده به شما منتقل شود توجه كنید.

  در آخر كار آنچه گفته شد را مرور و جمع‏بندى كنید. حتماً تایید مصاحبه شونده را نسبت به جمع بندى خود بگیرید، مبادا درك شما از مطالب بیان شده توسط مصاحبه شونده، اشتباه بوده باشد.

  موضوع مصاحبه باید مشخص، و سئوالات از پیش تعیین شده باشد.

  سئوالات باید مناسب حال و كار و تحصیلات و دانش مصاحبه شونده باشد.

  هر سئوال باید به موضوع خاص و واحدى اشاره كند.

  سئوالات باید دقیق باشد.

  هدف مصاحبه باید از قبل مشخص باشد.

  مصاحبه شونده باید نسبت به موضوع و هدف دقیقاً روشن باشد (در ابتداى جلسه یا حتى قبل از جلسه، با نامه یا شفاها).

  طریقه تنظیم سئوالات باید كاملاً حساب شده باشد، به صورتى كه پاسخ سئوالات ما را به هدف خاصى برساند. به سوالات بیست سئوالى توجه كنید. كسى مى‏تواند پاسخ را بیابد، كه با یك طبقه بندى خوب از سئوالات براى رسیدن به جواب استفاده كند. در عین{P  - در واقع بیست سئوالى در بر دارنده فلسفه كدگذارى و طبقه‏بندى كل موجودیت‏هاى (شناخته شده توسط انسان) موجود در جهان به صورت باینرى است، و مشخص مى‏كند به هر عنصر یا موجودیت شناخته شده موجود در جهان مى‏توان از طریق یك كد بیست بیتى دست یافت. اگر چنین طبقه‏بندى وجود داشته باشد و كسى این طبقه بندى و مكانیزم كد گذارى را كاملاً بشناسد، در هر بیست سئوالى موفق و پیروز مى‏شود. البته وسعت خلقت بیش از آن است كه بیست بیت براى این كار كافى باشد. P}

 اینكه روش طرح سئوال كاملاً با روش طرح بیست سئوالى تفاوت فاحش دارد، و اصلاً نباید شبیه آن باشد.

  سئوالات جهت دار نباشد. یعنى مصاحبه شونده را به جهت خاصى هدایت نكند و جواب خاصى را القاء نكند. این موضوع باعث انحراف وغیر قابل استناد شدن مصاحبه مى‏شود.

  مصاحبه كننده مى‏تواند قبلاً سئوالات را به مصاحبه شونده بدهد تا خود را براى جلسه آماده كند.

  سئوالات باید به تفكیك فعالیتهائى باشد كه یك شخص انجام مى‏دهد، یا با آنها ارتباط دارد، و گروه‏بندى و طبقه‏بندى شده باشد.

  نكات و نقاط جالب، مهم و ضرورى كار براى صحبت انتخاب شود. از سئوال كردن مطالب غیر لازم و غیر ضرورى و بى‏اهمیت اجتناب كنید.

  از سئوالاتى استفاده كنید كه پاسخى بیش از بله یا خیر داشته باشند.

  صحبت‏هاى مصاحبه شونده را قطع نكنید.

  واكنش‏هاى منفى افراد را بپذیرید و سعى در عكس‏العمل نداشته باشید.

  با مصاحبه شونده بحث نكنید و سعى در تحمیل عقاید خود نداشته باشید، بلكه فقط جمع‏آورى اطلاعات را انجام دهید. قضاوت نكنید.

  در هیچ چیز افراط نكنید.

  این احساس را بوجود بیاورید كه قصد كمك دارید نه قصد انتقاد.

  تحت تاثیر جاذبه‏هاى شخصى یا اظهارات مصاحبه شونده قرار نگیرید، ولى كاملاً به او با احترام توجه كنید. همچنین تحت تاثیر ابهت برخى افراد از جمله مدیران رده بالا قرار نگیرید و با واهمه با آنها برخورد نكنید.

  شخصیت و مقام و تحصیلات و دانش مصاحبه شونده را در چگونگى برخورد و بیان (بخصوص اگر مى‏خواهید خودمانى صحبت كنید) مد نظر داشته باشید.

  شخص مصاحبه كننده با شخص مصاحبه شونده باید از لحاظ سطح علمى تناسب داشته باشد، بخصوص وقتى مصاحبه شونده داراى تخصص خاصى است.

  اگر مصاحبه شونده، لازم است تا براى تهیه اطلاعات و ... وقت بگذارد، با مسئول او در مورد این وقت كاملاً هماهنگى شود.

  از طولانى شدن مصاحبه و تعدد آن جلوگیرى شود. سئوالات باید موجز، و نیازمند جواب موجز باشد. در زمان مصاحبه و گرفتن وقت كاركنان و مدیران بسیار دقت و صرفه‏جوئى كنید.

  از دو جلسه شدن مصاحبه خوددارى كنید. این موضوع باعث مى‏شود تا كارمند جوابهاى خود را بسازد و احیاناً تحلیلگر را گمراه كند. در همان جلسه اول، باید كلیه اطلاعات را كسب كرد.

  از طرح سئوالاتى كه احتمال پاسخ ندادن مخاطب به آن وجود دارد خوددارى كنید.

  براى مصاحبه با كاركنان، از مدیران بالاتر آنها اجازه بگیرید.

  وقت شناسى تحلیلگر اهمیت بسیارى دارد. هرگز دیر نكنید.

  در صورتى كه امكان حضور فیزیكى مصاحبه كننده و مصاحبه شونده دریك محل وجود نداشته باشد، مصاحبه مى‏تواند تلفنى یا از طریق شبكه كامپیوترى بین‏المللى انجام{P  - P Internet}

 شود. در چنین مواردى به خصوصیات چنین جلساتى باید توجه شود. برخورد چهره به چهره در جلسه اهمیت بسیار زیادى را در برقرارى ارتباط فكرى دارد.

  پس از اتمام مصاحبه و خارج از محل مصاحبه، تحلیلگر باید شرح مصاحبه و نكات قابل توجه و كسب شده را در یك گزارش ثبت كند. این كار باید حداكثر چند دقیقه پس از اتمام مصاحبه صورت گیرد. هرگز ثبت گزارش مصاحبه را به ساعات بعد یا روز بعد موكول نكنید. حافظه كوتاه مدت انسان، بسیارى از اطلاعات را بخصوص در هنگام اولین خواب از بین مى‏برد. سستى در ثبت گزارش، تلاش شما را براى كسب اطلاعات از طریقه مصاحبه بى‏ثمر مى‏كند. این گزارش باید موجز و مختصر باشد و نكات كلیدى بدست آمده را شامل شود.

جهت دریافت فایل مطالعه سیستم موجود و امكان سنجىلطفا آن را خریداری نمایید

قیمت فایل فقط 4,900 تومان

برچسب ها : مطالعه سیستم موجود و امكان سنجى , طرح توجیهی مطالعه سیستم موجود و امكان سنجى , دانلود مطالعه سیستم موجود و امكان سنجى , صنایع , امكان سنجى , , دانلود طرح توجیهی , پروژه دانشجویی , دانلود پژوهش , دانلود تحقیق , پایان نامه , دانلود پروژه , مطالعه سیستم موجود