سیستم های اطلاعات مدیریت

دسته: مدیریت
بازدید: 39 بار
فرمت فایل: doc
حجم فایل: 42 کیلوبایت
تعداد صفحات فایل: 61

در ادارة سازمانهای بزرگ امروزی عمل تصمیم گیری به قدری مهم است كه برخی از محققان دانش مدیریت، سازمان را شكة تصمیم و مدیریت را علم تصمیم گیری تعریف كرده اند بی شك، امروزه با توسعة سازمانها و گسترش وظائف و مسئولیتهای مدیریت، تصمیمات مدیر باید همواره بر پایة بررسیهای فنی و آمار و اطلاعات صحیح و بر طبق اصول و روشهای خاص علمی استوار شود

قیمت فایل فقط 4,900 تومان

سیستم های اطلاعات مدیریت

(دیباچه)

در ادارة سازمانهای بزرگ امروزی عمل تصمیم گیری به قدری مهم است كه برخی از محققان دانش مدیریت، سازمان را شكة تصمیم و مدیریت را علم تصمیم گیری تعریف كرده اند. بی شك، امروزه با توسعة سازمانها و گسترش وظائف و مسئولیتهای مدیریت، تصمیمات مدیر باید همواره بر پایة بررسیهای فنی و آمار و اطلاعات صحیح و بر طبق اصول و روشهای خاص علمی استوار شود. جریان عملیات و فعالیتهای آتی سازمان، نیل به هدفهای مطلوب در برنامه های كوتاه مدت و دراز مدت، موفقیت و بهبود عملیات كه با صرف منابع انسانی و مادی همراه است، مستقیماً به نحوة اتخاذ تصمیم مدیران وابسته است. لازم است كه تصمیمات با تقبل حداقل اتلاف و ضایعات در منابع انسانی و مادی در جهت نیل به هدفهای مورد نظر اتخاذ شود.

اهمیت اطلاعات در فرایند تصمیم گیری بر هیچ صاحب نظری پوشیده نیست. اطلاعات از منابع حیاتنی سازمان بوده و هر قدر سازمانی از لحاظ اطلاعات غنی تر باشد، تصمیمات صحیحتری در آن اتخاذ خواهد شد.

به بیان ساده، تصمیم گیری یعنی انتخاب راه كار مناسب و مطلوب، از میان راه های كار مختلف برای حصول مقصودی معین.

این انتخاب بر مبنای قضاوت و اعتقادات شخصی و برآوردهای ذهنی با كمك اطلاعات عینی و واقعیتهایی كه ممكن است در دسترس تصمیم‌گیرندگان و اداره كنندگان باشد، صورت می گیرد. در صورت فقدان یا محدودیت اطلاعات و آمار برای حل مشكل یا مسئله مورد نظر یا نیل به هدف مطلوب، محققاً تصمیم گیری صحیح و منطقی نیست؛ و هرقدر اطلاعات در بارة راه كارها ناقص تر باشد، درجة عدم اطمینان نسبت به تصمیمی كه اتخاذ می شود، بالاتر خواهد رفت. پس بدین ترتیب خواهیم دید كه ارتباطات و نقل و انتقال اطلاعات در یك سازمان از جمله مبرم ترین وظائف در كار مدیران است. ضمناً اطلاعات زیربنای تصمیم گیریها و برنامه ریزیها و كنترل صحیح و كامل توسط مدیر است.

«شكل گیری سیستم های اطلاعات مدیریت»

در گذشته نه چندان دور، غالب سیستم های پرداخت حقوق و دستمزد، سیستم های پردازش داده ها بودند كه به كمك آنها فقط لیست و فیش حقوق تهیه می شد و حداكثر می توانستند كسورات را محاسبه نموده و جمع دریافتی سالانه را بنویسند. اما مدیران كم كم برای كسب اطلاعات بیشتر در مورد كارمندان خود درخواستهایی مطرح نمودند، درنتیجه سیستم های پردازش داده های حقوق و دستمزد، تبدیل به سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی گردید. با سیستنم اطلاعات مدیریت منابع انسانی می توان یك سری پیش بینی ها و محاسبات انجام داد، مانند بررسی پرداخت دستمزد بین گروههای مختلف كاری، استفاده بهتر از تخصص های موجود و ارائه اطلاعاتی كه در تمام سطوح مدیریت مورد نیاز می باشد.

نكته ای كه قابل توجه می باشد آن است كه معمولاً مدیران شركتهای تولیدی بدون شناخت دقیق از محصول، هزینه تولید و وضعیت و شرایط بازار هرگز حاضر به ایجاد یك خط جدید نیستند، اما همین مدیران خیلی راحت میلیونها تومان صرف پیاده سازی سیستم های اطلاعات مدیریت می كنند بدون آنكه شناخت دقیقی از اهداف، حدود و كاربرد آن داشته باشند. همین امر غالباً منجر به پیاده سازی و اجرای سیستم هایی می شود كه با مشكلات بسیار همراه می باشد.

بروز این مشكلات ایجاب می كند كه مدیران یك شناخت اجمالی از سیستم های اطلاعات مدیریت داشته باشند. هدف سیستم های اطلاعات مدیریت نأمین نیازهای اطلاعاتی كلیه مدیران سازمان و یا واحدهایی از سازمان می باشد. این واحدها ممكن است بر اساس زمینه های عملیاتی سازمان باشد یا بر اساس سطوح مدیریت.

سیستم اطلاعات مدیریت گزارشاتی را به صورت نمودار یا جدول در اختیار كاربرتن مربوطه قرار می دهد. عوامل انسانی همواره برای عملكرد سیستم های اطلاعاتی، بسیار مهم بوده اند اما مدیران و كارشناسان اطلاعاتی می توانند برنامه هایی طراحی نمایند كه آثار منفی عوامل انسانی را به نتایج مثبت تبدیل نمایند.

Mis چیست؟

تا نیمة دهة 1960 غالب شركتهای بزرگ علیرغم همه مشكلات موفق به اجرای اولین سیستم های كامپیوتری خود شده بودند. كار این شركت ها با حجم زیاید از داده ها كه در اختیار داشتند بسیار مشكل بود و تلاش زیادی بود تا این داده ها را به شكلی تبدیل نمایند كه برای كامپیوتر قابل قبول باشد. ادبیات كامپیوتر در سازمانها محدود بود به عده ای كارشناس اطلاعاتی، این كارشناسان نیز هیچگونه تجربه واقعی برای هدایت اجرای مراجل چرخه حیات سیستم نداشتند و لذا پیشرفت در این زمینه به تدریج و در اثر سعی و خطا بوجود آمد.

سازمانها در آن دوران سخت یك هدف داشتند و آن این بود كه در اجرای وظائف پردازش داده ها از كامپیوتر دقیقاً همانگونه استفاده می كنند كه ماشین های پانچ كارت آنرا داشتند. امور سیستم های اطلاعات حسابداری خوب تعریف می شد و روی ادارات حسابداری سازمان تأثیر می گذاشت و اصولاً اجرای كامپیوتر به معنای تبدیل امور جاری به شكل كامپیوتری بود.

تلاش اولیه برای MIS.

با اجرای سیستم های حسابداری،‌ هم كارشناسان اطلاعاتی سازمان و هم تولید كنندگان كامپیوتر مایل بودند كه فعالیت كامپوتری توسعه یابد. لذا در جستجوی طراحی سیستمی برآمدند ولی طولی نكشید كه متوجه شدند این سیستم ها مطلوبیت زیادی ندارد و تكنولوژی مربوطه سالهای طولانی بود كه نتوانسته بود اطلاعاتی در اختیار مدیریت قرار دهد و لذا هنگامی كه برای اولین بار معلوم گردید كه كامپیوتر می تواند این فاصله را پر نماید، به نظر رسید كه كار آسانی باشد.

سازمانهایی كه تلاش نمودند تا اولین سیستم های اطلاعات مدیریت را اجرا نمایند به نتایج دیگری رسیدند. مانع بزرگ، مدیران بودند، چرا كه چیزی در مورد كامپیوتر نمی دانستند، كار خود را بلد بودند، روشهایی را برای حل مسائل ابداع كرده بودند، اما هیچگاه در مورد نقش اطلاعات در فعالیتهای خود، رسماً فكری نكرده بودند. درنتیجه برای مدیران مشكل بود تا خواسته های خود را از mis بیان نمایند.

این وضعیت برای كارشناسان اطلاعات بسیار سخت بود، زیرا این افراد از مدیریت چیز زیاید نمی دانستند و نمی دانستند از چه چیزی سوال كنند. لذا به این نتیجه رسیدند كه تنها راه برای آنها، طراحی و اجرای سیستم هایی بود برای تولید اطلاعاتی كه فكر می كردند مدیران به آن نیاز دارند. این كار انجام شد اما در بسیاری از موارد، پیش بینی كارشناسان اطلاعات اشتباه بود و لذا سیستم های طراحی شده توسط ایشان، قابل استفاده نبود.

به مرور زمان وقتی مدیران با كامپیوتر آشنا شدند و متوجه منطق واقعی فرآیندهایی كه در حل مسایل بكار می گرفتند شدند، توانستند نیازهای اطلاعاتی خود را بیان نمایند. كارشناسان اطلاعاتی نیز به نوبع خود با مبانی مدیریت آشنا شدند و یاد گرفتند برای طراحی سیستم های اطلاعاتی چگونه با مدیران همكاری نمایند. بدین ترتیب سیستم های اطلاعات مدیریت دوباره طراحی شدند به گونه ای كه با نیازهای مدیران هماهنگی بیشتری داشتند و بالاخره سیستم های اطلاعات مدیریت به عنوان زمینه عمده كاربر كامپیوتر تعیین گردید.

تعاریف MIS:

برای سیستمهای اطلاعات مدیریت تعاریف زیادی ارائه شده است. برای آشنایی بیشتر به چند تعریف ارائه شده می پردازیم:

1-    سیستم اطلاعات مدیریت یك سیستم سازمانی است كه اطلاعات گذشته، حال و پیش بینی شده در مورد شركت و محیط آن را ارائه می كند.

2-    با درنظر گرفتن اینكه سازمان دارای سطوح مختلفی می باشد و گروه های متعددی برای تأمین یك هدف واحد وظائف مختلفی را انجام می دهند، MIS یك ساختار جامعی است از پاغیگاه داده ها و جریان اطلاعات در تمام سطوح و اجزاء كه با جمع آوری، نقل و انتقال و ارائه اطلاعات، نیازهای سازمان را به بهترین نحو تأمین می كند.

3-    Mis سیستمی است كامپیوتری كه اطلاعات را در اختیار كاربران مربوطه قرار می دهد. كاربران معمولاً یك سازمان رسمی را تشكیل می دهند. اطلاعات، سازمان یا یكی از سیستم های عمده آنرا برحسب اینكه در گذشته چه وقایعی برای آن اتفاق افتاده، هم اكنون در آن چه می گذرد، و احتمالاً در آینده برایش چه واقع خواهد شد، نشان می دهد. اطلاعات به شكل گزارشات ادوارای، گزارشات خاص و نتایج شبیه سازی ریاضی تهیه می شود: نتایج گزارشات توسط ندیران و غیر مدیران هنگام تصمیم گیری برای حل مسائل سازمان مودر استفاده قرار می گیرد.

هدف از ایجاد یك سیستم اطلاعات مدیریت چیست؟

هدف از سیستم اطلاعات مدیریت كه گاهی به آن سیستم گزارش دهی اطلاعات نیز می گویند، ارائه بازخور از عملیات جاری و روزمره شركت به مدیر و كاركنان دیگر می باشد. این گزارشات در كنترل، سازماندهی و برنامه ریزی فعالیت های جاری سازمان به آنها كمك می كند.

سیستم های اطلاعات مدیریت با ارائه اطلاعات صحیح و مناسب به كاركنان ذیربط، به شكل مناسب و در زمان مناسب، نقش حساسی در جهت تأمین هدف اصلی سازمان دارد.

گزارش دهی در سیستم اطلاعات به چه شكل است؟

كار سیستم های اطلاعاتی مدیریت فقط این نیست كه داده های خام را از منابع مربوطه عبور دهند، بلكه داده ها را جمع آوری نموده پس از پردازش و طبقه بندی آنها،‌ مدیران را در مورد فعالیت های مهم سازمانی آگاه می كند. سیستم، اطلاعات خود را از طریق گزارشهایی كه از قبل تعریف شده اند ارائه می كند. مثلاً مدیران با بررسی لیست فروش بر حسب زمان درخواهند یافت كه محصولات چگونه به فروش می روند. گزارشات روزمره فروش می تواند به راحتی این كارها را انجام دهد. بدین ترتیب كه داده های مربوط به محصولات مختلف، دوره های زمانی، نمایندگی های فروش، مناطق مختلف و عیره را محاسبه و ارزیابی می نمایند. حال اگر مدیری بخواهد وضعیت یك فروشنده خا را بداند، اطلاعات مربوط به راحتی در اختیار وی خواهد بود. ضمن اینكه با همین گزارش می تواند به اسانی فروش فصول مختلف را با هم مقایسه كند و یا فروش یك فصل را در سالهای مختلف بررسی نماید. توسط MIS می توان انواع گزارشات را تهیه نمود. این گزارشات ممكن است برنامه ریزی شده، گزارشات بر اساس درخواست و نیاز خاص و یا گزارشات بر اساس شرایط و حوادث خاصی باشد.

(آشنایی با سیستم ها)

تعاریف و مشخصات سیستم ها

یكی از مسائل و مفاهیم مهمی كه در مدیریت مطرح است، مسئله سیستمها و روشهاست. به همین دلیل آشنایی با تعاریف و مشخصات سیستمها مفید و ضروری به نظر می رسد.

تعریف:

در زبان فارسی لغت (سیستم) به عنوان واژه ای مترادف با كلمه رشته، جهاز، مجموعه، سلسله، نظام و منظومه است. برای سیستم تعاریف زیاید شده و در هر تعریف به جنبه ای از آن بیشتر توجه گردیده است. اما سیستم به مفهوم كلی عبارت از ترتیب اجزای متشكلی است كه موجب حصول هدفهای خاص مبتنی بر برنامه باشد.

مشخصات:

مهمترین و بارزترین مشخصه ها برای یك سیستم عبارت است از:

-        سیستم به خاطر نیل به هدف یا نیتی طراحی شده است.

-        سیستم با یك مرز از محیط خارجی خود مشخص و متمایز می شود.

-        سیستم در داخل خود دارای اجزاء متصل و وابسته به هم است، كه هر یك فعالیتها و وظائف مشخصی دارند، و هركدام به نوبة خود نیز حائز اهمیت هستند.

-        سیستم ها عموماً داریا یك ساختمان سلسله مراتبی می باشند كه هر قسمت به نوبة خود دارای اجزاء و قسمتهایی است.

-        كنش و واكنش بین اجزاء دارای نتایجی است كه ثابت و مشخص می باشند، و انحراف از این استاندارد دلیل بر وجود نقصی در اعمال یك یا چند جزء است.

-        همانطور كه اشاره شد سیستم از مجموعه ای از احزاء به هم پیوسته كه در جهت نیل به هدفی خاص فعالیت می كنند تشكیل شده است. میان این اجزاء‌ به هم پیوسته ارتباط و اطلاعات حرف اول را می زنند و اگر این دو وجود نداشته باشد سیستم بوجود نمی آید. پس حال به بررسی اطلاعات و ارتباطات كه مهمترین جزء‌ سیستم می باشند می پردازیم.

جریان اطلاعات

مادة سیالی كه اجزای شبكه سیستم سازمانی، یا واحدها و سطوح مختلف سازمان را به هم ارتباط داده و متصل میكند ارتباطات، و یا رد و بدل شدن و جریان اطلاعات بین اجزاست. در واقع اطلاعات مانند خونی است كه از قلب به شاهرگها و از شاهرگها به مویرگها و نتیجتاً به تمام قسمتهای مختلف بدن منتقل می شود، و سپس مورد تغذیه سلولهای بدن قرار میگیرد. معمولاً نتایج كلی و نهایی عملیات واحدها به صورت اطلاعات در قسمتی به نام برنامه ریزی و كنترل كه مغز متفكر سیستم است، جمع آوری، نگهداری و تنظیم می شود. در آنجا كلیة اطلاعات جمع شدة داخلی و خارجی تجزیه و تحلیل شده سپس تصمیمات مقتضی در امور مختلف سازمان جهت نیل به اهداف مورد نظر گرفته می شود. سازمان پیوسته خود را توسط همین اطلاعات به دست آمده با محیط خارج تطبیق می دهد و این وسیله ای می گردد جهت ارزیابی و تصحیح اشتباهات و انحرافات در عملیات مختلف سازمان.

تعریف اطلاعات:

انتخاب مقدار مناسبی از اطلاعات خام كه جهت كاهش جهل و نااگاهی یا برای كم كردن جنبه ها و قسمتهای تاریك و نامعلوم در یك اتخاذ تصمیم مورد استفاده قرار میگیرد.

محیط سیستمهای اطلاعاتی:

منظور از محیط سیستمهای اطلاعاتی كلیه عواملی هستند كه به نوعی بر سیستمهای اطلاعاتی اثر میگذارند كه برخی از آنها عبارتند از:

-        وظیفه اصلی سازمان: منظور این است كه یك سازمان، یك شركت تولیدی و ... از طریق میزان و تعداد وظایف سازمانی و ارتباط بین این عوامل، حجم سفارشات، فاكتورها و صورتحسابها می تواند بر وظیفه اصلی تأثیر بگذارد.

-        ساختارهای كنترلی و چگونگی تصمیم گیری: میزان تمركز و عدم تمركز چقدر است، بخشهای مختلف چه تصمیماتی و وظایفی را می توانند ابراز نمایند، حدود تصمیم گیری برنامه ریزی شده و نشده چقدر است.

-        شیوه مدیریت: میزان تفویض اختیار، میزان مشاركت در برنامه ریزی چقدر است و برنامه ها چطور كنترل می شود.

-        محیط خارجی سازمان: منظور این است كه اطلاعات خارج از سازمان چه اندازه اهمیت دارند. چارچوبهای قانونی چگونه است، سازمان با چه شیوه هایی با محیط خود ارتباط برقرار میكنند.

-        تكنولوژی اطلاعاتی مورد استفاده

-        كاربران سیستمهای اطلاعاتی

-        ساختار سازمانی و سطوح آن

كاركرد های سیستمهای اطلاعاتی:

سیستمهای اطلاعاتی نقش مهمی را در سازمان دارند و تكنولوژی اطلاعاتی می تواند اطلاعاتی را ارائه نماید كه برای اجرای عملیات كارآمد مدیریت موثر و در رقابت دنیای متحول امروزی ضروری می باشد.

با این توضیح می توان گفت كاركرد سیستمهای اطلاعاتی عبارتند از:

1-    عامل مهمی در اجرای وظایف حسابداری، مدیریت مالی و منابع انسانی محسوب می شود.

2-    بخش عمده ای از منابع سازمان و هزنة اجرای عملیات از طریق سیستمهای اطلاعاتی مدیریت ثبت می شوند. به همین جهت برای مدیریت منابع انسانی سازمان چالش ایجاد می كند.

3-    عامل مهمی است در كارایی عملیات، بهره وری كاركنان. ارائه خدمات و جلب مشتری

4-    منبع عمده اطلاعات می باشد كه قدرت تصمیم گیری مدیریت را افزایش می دهد.

5-    عنصر مهمی در تولید محصولات و ارائه خدمات با صرفه می باشد.

ویژگیهای اطلاعات:

1-   صحت اطلاعات

2-   كامل بودن اطلاعات

3-   قابلیت انعطاف

4-   به موقع بودن اطلاعات

5-   مربوط بودن اطلاعات

تكنولوژی انتقال اطلاعات:

منظور از انتقال اطلاعات تبادل اطلاعات – فایلها و پیامها بین دو كامپیوتر می باشد، به طور كلی برای تبادل اطلاعات پنج نوع سخت افزار مورد نیاز می باشد كه عبارتند از:

1)     كامپیوتر ارسال كننده اطلاعات: اطلاعات موجود كامپیوتر توسط سایر سخت افزارها به كامپیوتر دیگری منتقل می شود.

2)     مودم ارسال كننده اطلاعات: به طور كلی وظیفة مودم‌ها را می توان انتقال اطلاعات از طریق شبكه های مخابراتی بیان كرد. یك مودم ارسال كننده با استفاده از نرم افزارها، اطلاعات مورد نظر را كد كرده و رمز درمی آورد و سپس با تبدیل آنها با امواج مخابراتی یا اطلاعاتی كه از طریق خطوط تلفن قابل انتقال است نسبت به انتقال اطلاعات ادقام می كند.

3)     شبكه های مخابراتی حامل: شبكه های مخابراتی وظیفه انتقال اطلاعات كدگذاری شده را بر عهده دارند.

4)     مودم دریافت كننده اطلاعات: این مودم پس از دریافت و اطمینان از صحت آنها. اطلاعات دریافت شده را به كامپیوتر مقصد واگذار می نماید.

5)     كامپیوتر دریافت كننده اطلاعات: نمایش و تجزیه و تحلیل اطلاعات دریافتی از كامپیوتر ارسالی

       5               4                         3                  2                     1

نحوه ارسال اطلاعات

• مراحل تبدیل یك سیستم اطلاعات دستی به یك سیستم اطلاعات كامپیوتری:

همیشه تبدیل سیستم‌های اطلاعاتی دستی به سیستم های اطلاعاتی كامپیوتری به مراتب ساده تر از طراحی یك سیستم اطلاعاتی جدید می باشد. زیرا در مورد سیستم های دستی نیازها شناخته شده و بسیاری از مراحل طراحی انجام شده است.

برای تبدیل یك سیستم اطلاعاتی دستی به كامپیوتری باید مراحل زیر انحام شود:

1)     توصیف سیستم: به طور كلی در توصیف سیستم ها باید ورودیها و خروجیهای اساسی و همچنین وظائف پردازش سیستم های اطلاعاتی مشخص گردد.

2)     مستندسازی ورودیها: منظور از مستندسازی ورودیها این است كه فرمهای ورود اطلاعات و نوع اطلاعات وارد شونده به كامپیوتر به نحوی طراحی شوند كه حداكثر دقت و حداقل زمان را بدست آورند.

3)     مستندسازی خروجیها: در این مرحله باید موارد مشابه با آنجه كه در مستندسازی ورودیها گفته شد را مد نظر قرار دهند، به عبارت دیگر باید خروجیها و گزارشات به نحوی طراحی شوند كه دقیقاً نیازهای اطلاعاتی واحدهای استفاده كننده را شامل شوند.

4)     طراحی فایلهای اطلاعاتی: پس از تعیین ورودیها و خروجیهای سیستم می توان اطلاعاتی را كه ملزم به ذخیره سازی آن هستیم مشخص نمائیم از اینرو در این گام ساختار فایلها و جداول و ركودها را مشخص می نمائیم.

5)     طراحی منطقی نرم افزارهای كامپیوتری: در این مرحله الكوریتم هایی را كه وظایف پردازش اطلاعات را بر عهده دارند طراحی می نمائیم و با استفاده از علائم مورد نیاز در قالب یك فلوچارت تنظیم و ارائه می نمائیم.

6)     تدوین و پیاده‌سازی نرم افزار: در این مرحله الگوریتم های تعیین شده به نرم افزارهای كامپیوتری تبدیل می گردد.

7)     ارزیابی و تصحیح نرم افزار: احتمال اینكه یك نرم افزار در اولین مرحله طراحی كلیه انتظارات را برآورده سازد تقریباً برابر صفر است، از اینرو پس از طراحی اولیه نرم افزارهای تهیه شده مورد بررسی قرار بگیرند و در پایان پس از درنظر گرفتن بازخورهای متعدد نسخة نهایی نرم افزار تهیه گردد.

مشكلات طراحی سیستمهای اطلاعاتی مدیریت:

1)     عدم وجود سیستم مدیریت: طراحی و پیاده سازی سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیازمند شناخت و ضعف جریان اطلاعات در سازمان می باشد. جریان اطلاعات در هر سازمانی ارتباط مستقیم با سیستم مدیریت سازمان دارد. در صورتی كه یك سازمان سیستم مدیریت ساختار یافته ای نداشته باشد، پی بردن به نحوه جریان اطلاعات دشوار بوده و طراحی یك سیستم اطلاعاتی مدیریت را با مشكلات عدیده ای روبرو می سازد. اینگونه سازمانها پیش از آنكه به یك سیستم اطلاعاتی نیاز داشته باشد به سیستم مدیریتی نیاز دارند.

2)     عدم شفافیت مأموریتها و سیساستهای سازمان: مأموریتها و سیاستهای سازمان كه شفافیت نداشته باشد باعث میگردد سیستم طراحی شده قابلیت انعطاف و عكس العمل را نسبت به تغییرات بوجود آمده در فعالیت سازمان نداشته باشد.

3)     عدم مشاركت مدیران: بسیاری از مدیران طراحی، پیاده سازی و ارزیابی را جزء وظایف تحلیل گر سیستم میدانند و به ندرت در امور مربوط به طراحی سیستم مشاركت و یا دخالت میكنند. این موضوع باعث می شود تا هنگام پیاده سازی سیستمهای مختلف عدم هماهنگی بین اهداف و وظائف به كرات مشاهده گردد. برای رفع این معظل تحلیل‌گران سیستم موظف هستند در مقاطع مختلف زمانی از مشاوره و همفكری مدیریت استفاده نمایند.

4)     مقاومت افراد در برابر تغییرات: مقاومت افراد در برابر تغییرات سازمان یكی از مشكلات همیشگی مدیران در ارتباط با سازمانهای در حال توسعه می باشد. ورود كامپیوتر به سازمان باعث می گردد كارگران و كارمندان كامپیوتر را جانشینی برای خود فرض كرده و درنتیجه امنیت شغلی خود را در خطر ببینند. وظیفة مدیران این است كه قبل از هرچیز با ارائه آموزشهای لازم واقعیت موضوع را برای كارگران و كارمند روشن سازند.

مستندسازی سیستمها:

پس از طراحی در سیستم اطلاعاتی اساسی ترین گام در بهبود عملكرد آن سازمان مستندسازی می باشد. منظور از مستندسازی این است كه اجزایی از سیستم عملكرد كه در آینده توسط افراد مختلفی مورد استفاده و بازبینی قرار می گیرد به نحوی تشریح گردند كه دربرگیرنده اطلاعات اساسی باشد. این نوع مستندسازی به طور عمومی برای 3 مورد انجانم می گیرد.

1)     كسانیكه وظیفه ورود و تهیه داده به سیستم را دارند. این مستندسازی شامل خلاصه ای از عملكرد سیستم، توضیح دقیق در مورد ورودیهای مورد نیاز و یادآوری محدودیت ها، مشكلات و منابع بروز خطا می باشد.

2)     افرادیكه از اطلاعات سیستم به صورت خروجی استفاده میكنند. این مستندسازی شامل شرح مختصری از عملكرد سیستم و توضیح دقیق و جامعی از اقلام اطلاعات خروجی می باشد.

3)     افرادیكه ممكن است در آینده مسئول توسعه عملكرد نرم افزارهای كامپیوتری باشند. این مستندسازی در واقع شامل تشریح فلوچارت ها و الگوریتم ها می باشد. از اینرو متغیرها و ساختارهای منطقی برنامه‌ها باید در این مستندسازی به دقت تشریح گردد.

در این بخش به شكل مختصری از سیستم های اطلاعاتی مطالبی را یادآور شدیم و توانستیم با اهداف، نحوة شكل گیری، مشكلات و سیستم ارائه گزارشها آشنا شویم. در فصل بعد به معرفی چند سیستم اطلاعاتی مهم در یك موسسه می پردازیم.

فصل دوم

(انواع سیستمهای MIS)

«سیستمهای اطلاعاتی مدیریت»

هماهنگی و همكاری در یك سازمان تنها از طریق توزیع و مبادلة اطلاعات بین افراد، بین واحدهای سازمان و بین سلزمان و محیط میسر است. اجرای سازمان از طریق ارتباطات به یكدیگر متصل اند. در حقیقت توزیع، انتقال و مبادلة اطلاعات، فرایندی است كه می تواند مراكز مختلف تصمیم گیری را در سیستم سازمان به صورت موزون و هماهنگ به یكدیگر متصل نماید. كمحققاً بدون جریان اطلاعات در یك سازمان، سازمان رو به فنا خواهد رفت. مسئولیت تجهیز و استفاده از منابع مصروفه یا وارده های به سازمان با مدیریت است و مدیریت فرایند تصمیم گیری را در سازمان ایجاد می كنند.. در حقیقت هماهنگ كردن عملیات و فعالیتهای سایر بخشها تصمیماتی می گیرند و كار آنها را در جهت تولید یا ارائه محصولات و خدمات رهبری، هماهنگی می كنند. بدین جهت همواره به اطلاعات مربوط به هر بخش نازمندند. لذا به این دلیل در این فصل به آشنایی با مهمترین سیستم های اطلاعاتی در یك موسسه می پردازیم:

سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری (DSS)

در واقع یكی از معانی MIS همان DDS یا سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری می باشد. با این تفاوت كه DDS فقط اطلاعات ارائه نمی كند، بلكه همانگونه كه از آن نام آن برمی آید در تصمیم گیری به مدیران كمك نیز می كند. در واقع سیستم های MIS در تصمیماتی به مدیران كمك می كنند كه مسائل مربوط ساخت یافته باشند، مانند تعیین زمان خرید مواد برای انبار و تعیین میزان سفارش موارد مورد نیاز.

این نوع تصمیمات عملیاتی و روزمره بر اساس تقاضای تولید، هزینه انبارداری، و متغیرهای دیگری است كه بستگی دارد به كاربرد اقلام موجود در انبار. در MIS از اینگونه متغیرها در انبارداری (موجودی كالا) استفاده یم شود كه اطلاعات خاصی برای سفارش مواد (مانند تعداد و تاریخ سفارش) برای كنترل انبار به مدیر مربوطه ارائه می كند. اما سیستم های DSS برای پشتیبانی آن دسته از تصمیمات طراحی می شوند كه نیمه ساخت یافته و یا ساخت نایافته می باشند. تصمیم نیمه ساخت یافته مانند بهبود بازده كار فروشندگان و عرضه كنندگان مواد اولیه می باشد.

اطلاعاتی كه بازده عملكرد عرضه كنندگان را در طی دو سال گذشته مقایسه می كند تا حدودی ساخت یافته است. این اطلاعات روی هاردیسك یا پایگاه جامع داده‌ها كه MIS را پشتیبانی می كند وجود دارد. شكل ساخت نایافته مسأله، مانند شرایط تخفیف، خط مشی سفارش كالا به طور انبوه و قیمت گذاری و غیره، مسائلی را مطرح می كند كه در خور DSS می باشند.

تفاوت دیگری كه بین MIS و DSS وجود دارد آن است كه MIS برای پشتیبانی از یك وظیفه خاص (حسابداری یا كنترل انبار) یا یك سری وظیفه (MIS جامع) طراحی و ایجاد می شود. درحالیكه DSS مجموعه ای از ابزارهای پشتیبانی از تصمیمات است كه تحت شرایط مختلف كار می كند.

تعریف DSS

سیستم های DSS سیستم های اطلاعاتی تعاملی (interactive) می باشند كه دارای مجموعه ای از ابزارهای نرم افزاری – سخت افزاری كاربر آشنا (User-friendly) بوده و هدف آن تولید و ارائه اطلاعات جهت پشتیبانی مدیریت در فرآیند تصمیم گیری می باشد (Ibid, 46).

تصمیم گیرندگان می توانند برای اتخاذ تصمیمات كیفی روی تجربة خود متكی باشند و یا نیازی نباشد از اطلاعاتی كه در MIS جامع موجود در سازمان خود دارند فراتر روند، اما در سطوح تاكتیكی و استراتژیك، تصمیم گیرندگان با تصمیماتی روبرو می شوند كه فراتر از قابلیت انسانی آنها است تا بتوانند عوامل موجود را به طور مناسب با هم تركیب كنند.

این نوع تصمیمات از طریق سیستم های DSS نظم داده می شوند. با كمك سیستم های DSS می توان خلاء اطلاعاتی را بگونه ای پر نمود كه مدیران بتوانند كیفیت تصمیمات خود را بهبود بخشند. برای این امر سخت افزار و نرم افزار DSS از جدیدترین نوآوریهای فنی (مانند نمودارهای رنگی و سیستم های مدیریت پایگاه داده ها) مدلهای برنامه ریزی و پیش بینی، زبان های پرسشی مخصوص كار با داده ها و حتی هوش مصنوعی استفاده می كنند.

در بسیاری موارد DSS فرآیند تصمیم گیری را تسهیل می كند. مثلاً DSS می تواند در انتخاب راه حل های مختلف به تصمیم گیرنده كمك نماید، برخی از DDSها این قابلیت را دارند كه راه حلهای مختلف را بر اساس معیارهای فرد تصمیم گیرنده، به طور خودكار طبقه بندی نمایند.

در مقایسه، MIS گزارشات ادواری و برنامه‌ریزی شده تهیه می كند، مانند خلاصه فروش منطقه ای – هفتگی درحالیكه DDS، كمتر ساخته یافته است و مدیران با كمك آن می توانند به آینده نظر داشته و سؤالات «اگر-آنگاه» مطرح نمایند.

مختصات سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری

ویژگی های سیستم DDS به طور خلاصه (Long, 1989:47):

1- DSS در فرآیند تصمیم گیری به فرد تصمیم گیرنده كمك می نماید.

2- DSS به گونه یا طراحی شده است كه در تصمیمات نیمه ساخت یافته و ساخت نایافته قابل استفاده می باشد.

3- DSS در تمام سطوح به تصمیم گیرنده كمك می كند، اما بیشتر در سطح تاكتیكی و استراتژیك مطرح می باشد.

4- DSS یك سری مدلهای همه منظوره، امكانات شبیه سازی. و دیگر ابزارهای تحلیلی در اختیار تصمیم گیرنده قرار می دهد.

5- از DSS به اسانی می توان در شرایط مختلف برای رفع نیازهای اطلاعاتی استفاده نمود.

6- DSS بر اساس یك برنامه تولید كه از پیش تعیین شده كار نمی كند.

7- DSS ارتباط بین سطوح مختلف تصمیم گیری را فراهم می كند. مثلاً با ارائه نمودار از اطلاعات سطح عملیاتی، مدیران ارشد می توانند از آن بهره بگیرند.

مدیران با استفاده از قابلیت نرم افزاری DSS می توانند در مورد نیازهای نیروی كار و درآمد پروژه های خود در آینده پیش بینی هایی به عمل آورند. مثلاً با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه نیروهای مورد نیاز برای یك سری پروژه و نیز برنامه ریزی و زمان بندی پروژه ها را پیش بینی نمایند.

یكی از قلبلیت های مهم DSS امكانات شرطی «اگر- آنگاه» می باشد. مدیران با این ابزار می توانند تصمیمات مختلف را آزمایش نمایند. مثلاً می توان یك DSS به گونه ای طراحی نمود كه مورد استفاده مدیران مالی قرار گیرد. وظایفی كه این نوع نرم افزار دارد معمولاً عبارتند از محاسبه نرخ بازده، دوره برگشت سرمایه یا دورة بازدهی، ارزش حال، ارزش آتی، حقوق و دستمزد سالیانه، جدول استهلاك اثاثیه، حدول استهلاك وام و غیره. در صورتی كه صورتهای مالی در سیستم وجود داشته باشد، مدیران می توانند نسبت های مالی را نیز بررسی نموده و تجزیه و تحلیل شرطی انجام دهند.

جهت دریافت فایل سیستم های اطلاعات مدیریت لطفا آن را خریداری نمایید

قیمت فایل فقط 4,900 تومان

برچسب ها : سیستم های اطلاعات مدیریت , دانلود سیستم های اطلاعات مدیریت , سیستم های اطلاعات , تلاش اولیه برای MIS , سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری , مدیریت , تلاش اولیه برای MIS , پروژه دانشجویی , دانلود پژوهش , دانلود تحقیق , پایان نامه , دانلود پروژه